3 схемы закупок для кофейни, которые спасут от кассовых разрывов

Правильно выстроенные схемы закупок помогают «переложить» часть финансовой нагрузки, ускорить приток денег и/или отсрочить платежи, не теряя при этом наличный товар на полке. Ниже — три рабочие схемы с практическими кейсами и профессиональными рекомендациями.

Схема 1. Поставка на реализацию / консигнация.
Суть: поставщик доставляет товар в кафе, оплата производится только за реализованные позиции в оговоренные сроки. Неразобороченный остаток можно вернуть или компенсировать следующими поставками.

Плюсы:

• Минимизация вложений в товарные запасы.
• Снижение риска порчи (особенно для свежей выпечки).
• Быстрый ассортиментный тест.

Минусы:

• Поставщик обычно требует более высокой маржи/обязательств по объёму.
• Необходим контроль остатков и учёта реализации.

Как внедрить:

• Найдите локального пекаря/поставщика, готового работать на консигнации.
• Заключите письменный договор: правила приёмки, возврата, срок учёта продаж, ответственность за брак.
• Интегрируйте учёт продаж в POS (автоматическая отметка реализованных позиций).

Кейс A (пример) - Небольшая кофейня «Кофе у Сергея» (центр города, 80–120 чеков в день) договорилась с локальной пекарней поставлять круассаны на реализацию. Это убрало необходимый начальный платёж за выпечку и позволило расширить меню. За первый месяц показатель DIO (days inventory outstanding) снизился на 50%, кассовый разрыв снялся за счёт уменьшения обязательного аванса.

Схема 2. Предоплата от клиентов — подписки, абонементы, подарочные карты.
Суть: продажа будущих услуг/товаров вперед (абонементы на кофе, корпоративные карты, подарочные сертификаты). Это прямой приток ликвидности и одновременно гарантия выручки.

Плюсы:

• Немедленный приток денег, который можно направить на закупки/зарплаты.
• Повышение лояльности и повторных посещений.
• Простая реализация через POS/онлайн.

Минусы:

• Нужно организовать учёт отложенных обязательств (пассив в балансе).
• Риск недовольства клиентов при изменении условий.

Как внедрить:

• Разработайте 2–3 тарифных плана (ежемесячная подписка — X кофе в месяц, корпоративные карты с льготами).
• Сделайте привлекательную скидку/бонус для подписчиков (10–20%).
• Убедитесь, что система учёта и касса корректно отражают предоплату и списание.

Кейс B (пример) - Кофейня «Уголок» внедрила подписку «20 кофе в месяц» по цене, дающей 12% скидки от розницы. Через 2 недели продано 60 подписок — касса пополнилась на сумму, покрывающую 1,5 месяца закупок молока и зерна. При этом в среднем подписчики приходят чаще, чем обычные клиенты, что дополнительно увеличило допродажи.

Схема 3. Кредит поставщика / отсрочка платежа + гибкое планирование закупок.
Суть: договориться с поставщиками о кредитовании поставок (net-7/net-30/net-45), а также использовать гибкие заявки и небольшие, но частые поставки по принципу JIT.

Плюсы:

• Смещение выплат по оплате на 1–1,5 месяца позволяет «подвести» выручку.
• Снижение потребности в оборотном капитале.
• Возможность планирования закупок под прогноз продаж.

Минусы:

• Поставщики предъявляют требования к стабильности и объёмам.
• Необходимость дисциплины по оплатам (штрафы за просрочку).

Как внедрить:

• Подготовьте отчёт о продажах и прогнозы для переговоров с поставщиком.
• Предложите оплату по факту реализации высокомаржинальных продуктов, а зерно — с отсрочкой.
• Включайте в договор KPI (минимум поставок) и оговорки о досрочной оплате ради скидки.

Кейс C (пример) - Сеть из трёх точек согласовала с основным снабженцем зерна условия net-30 при среднемесячном обороте 2 тонн. За счёт отсрочки платежа сеть освободила наличность для расширения смены бариста в пик и закупки сезонных сиропов. DPO (days payable outstanding) вырос на 20 дней, кассовое окно стабилизировалось.

Схема 4 (гибрид/дополнение). Кооперация и централизованные закупки.
Суть: несколько небольших кофеен объединяются для централизованной закупки зерна, молока, упаковки, что даёт объёмные скидки и уменьшает логистические расходы.

Плюсы:

• Снижение себестоимости за счёт объёмных скидок.
• Улучшение переговорной позиции.
• Возможность договориться о более выгодных условиях оплаты.

Минусы:

• Нужно согласовывать распределение товара и ответственность.
• Требуется структура (кооп/ООО/Договор агентирования).

Кейс D (пример) - Пять микро‑кофеен в одном районе объединились для закупки зерна и упаковки. За счёт объёма получили скидку 12% и бесплатную доставку. Это позволило каждой точке снизить себестоимость чашки на 6–8 рублей и сократить запасы в денежном выражении.

Рекомендации от профессионалов (практика, договоры, KPI)

Модель учёта и KPI:

• Следите за Cash Conversion Cycle: DIO (запасы), DSO (дни дебиторки), DPO (дни кредиторки).
• Цель: уменьшить DIO и увеличить DPO, оставляя DSO минимальным.
• Держите резерв наличности на 1–2 месяца ежемесячного COGS.

Договоры и условия:

• Для консигнации — четкое условие о переходе права собственности и механизме возврата непроданного.
• Для отсрочек — сроки, штрафы за просрочку, лимиты, тестовый период.
• Оговорите форс‑мажор, правила списания брака и возврата.

Технологии:

• Integraция POS с учётом запасов (автоматический списание на консигнации).
• Используйте простой прогноз продаж (по товарным картам) и автоматические reorder‑точки.
• CRM/карты лояльности для продаж предоплат/подписок.

Переговоры с поставщиками:

• Приходите с данными: оборот, средний чек, прогноз роста — это повышает шансы на отсрочку.
• Предлагайте компромиссы: частичная предоплата, гарантированный объём, рекламное размещение производителя в точке.
• Просите пробный период на 1–3 месяца.

Оценка рисков:

• Для консигнации — страхуйте товар или зафиксируйте ответственность сторон.
• Для подписок — чёткая политика возвратов и учёт обязательств.

Вывод
Комбинация схем — лучший путь: консигнация для скоропортящихся и тестовых позиций, отсрочка от поставщиков для основных SKU и предоплата от клиентов для покрытия краткосрочных расходов. Внедряя любую схему, важно иметь строгий учёт, прозрачные договоры и дисциплину по KPI. Это не только снижает риск кассовых разрывов, но и делает бизнес более гибким и конкурентоспособным.

«ТЕРРИТОРИЯ КОФЕ» - Все необходимое для приготовления кофе в одном месте.
Консалтинг, тренинг, обслуживание.